Asiakkaiden ja potentiaalisten asiakkaiden rekisteri – tietosuojaseloste

 

1. Rekisterinpitäjä

KilpiKatot Oy, Metsämäentie 4 01300 Vantaa, topias.kilpelainen@kilpilasi.fi, p. 044 9747 103

 

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Topias Kilpeläinen

044 9747 103

topias.kilpelainen@kilpilasi.fi

 

3. Rekisterin nimi

KilpiKatot Oy:n Asiakkaiden ja potentiaalisten asiakkaiden rekisteri

 

4. Rekisteröidyt

Rekisteri koostuu KilpiKatot Oy:n asiakkaista sekä mahdollisista asiakkaista.

Kilpilasi on KilpiKatot Oy:n aputoiminimi

 

5. Rekisterin pitämisen perusteet ja käyttötarkoitus sekä henkilötietojen käsittelyn perusteet

Rekisterin käyttötarkoitus on yrityksen asiakasrekisterin ylläpitäminen, asiakkaiden tilausten hallinnointi, arkistointi ja käsittely sekä asiakassuhteen hoitaminen. 

Tietoja voidaan käyttää yrityksen toiminnan kehittämiseen, tilastollisiin tarkoitukseen ja henkilökohtaisemman kohdennetun sisällön tuottamiseen verkkopalveluissamme. 

Henkilötietoja käsitellään tietosuoja-asetuksen sallimissa ja edellyttämissä rajoissa. Rekisterin tietoja voidaan käyttää yrityksen omissa rekistereissä esimerkiksi mainonnan kohdistamiseen luovuttamatta henkilötietoja ulkopuolisille tahoille. 

Yritys saattaa käyttää asiakas- ja palvelusuhteen ylläpitämiseen yhteistyökumppaneita, jolloin osia rekisteritiedoista saatetaan siirtää yhteistyökumppanin palvelimille teknisten vaatimusten vuoksi. Tietoja käsitellään ainoastaan yrityksen asiakassuhteen ylläpitämiseen teknisten rajapintojen kautta. Yrityksellä on oikeus julkaista asiakasrekisterin sisältämiä tietoja sähköisenä tai kirjallisena luettelona, ellei asiakas sitä erityisesti kiellä. Luettelolla tarkoitetaan tässä tapauksessa esim. postitustarroja suoramainoksiin tai vastaavia. Asiakkaalla on oikeus kieltää tietojen julkaiseminen ilmoittamalla siitä yrityksen asiakaspalveluun, sähköpostitse info@kilpikatot.fi tai rekisterin yhteyshenkilölle. Käsittely perustuu sopimukseen.

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on asiakassuhde

 

6. Käsiteltävät henkilötiedot

• Nimi
• Osoitetiedot
• Puhelinnumero
• Sähköposti
• Edustettu yhteisö
• Urakkatiedot sekä urakoiden takuutiedot
• Markkinointikieltoa ja -lupaa koskevat tiedot
• Kyselyiden sisältämät tiedot sekä asiakaspalautteiden tiedot

 

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Nettisivujen yhteydenottolomakkeet

Puhelimitse luovutetut tiedot

Asiakkaan luovuttamat tiedot kasvotusten

Tiedot kolmansien osapuolten tarjouspyyntöpalveluiden kautta

Tietoja voidaan saada myös alihankkijoilta, jotka liittyvät palvelun käyttämiseen, myymiseen tai tuottamiseen. 

Tietoja voidaan saada yhteistyökumppaneiden sivustoista, tietojärjestelmistä tai muista digitaalisista lähteistä.

 

8. Tietojen luovutus ja siirtäminen

Asiakasrekisterin tiedot ovat ainoastaan yrityksen käytössä, paitsi käyttäessä ulkoista palveluntarjoajaa joko lisäarvopalvelun tuottamiseen tai luottopäätöksen tueksi. Tietojen luovutusta voidaan tehdä asiakkaan suostumuksella muihinkin tarkoituksiin. Yritys saattaa käyttää palvelun tuottamiseen alihankkijoita (pienyrittäjiä), jolloin yritys luovuttaa alihankkijoille ainoastaan osoitetiedot.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle 

 Henkilötietoja ei siirretä Euroopan Unionin ulkopuolelle, ellei se ole yrityksen tai sen yhteistyökumppanin teknisen toteutuksen varmistamiseksi tarpeellista.

 

9. Tietojen suojaus

 

Rekisterin suojauksen periaatteet 1: Manuaalinen aineisto 

Asiakastapahtumissa kerättävät yhteystiedot ja muut manuaalisesti käsiteltävät asiakastietoja sisältävät asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Ainoastaan määrätyillä, salassapitositoumuksen allekirjoittaneilla työntekijöillä sekä yrityksen lukuun toimivien yritysten työntekijöillä on oikeus käsitellä manuaalisesti tallennettuja asiakastietoja. 

 

Rekisterin suojauksen periaatteet 2: ATK:lla käsiteltävät toiminnot 

Ainoastaan määrätyillä yrityksen ja sen lukuun toimivien yritysten työntekijöillä on oikeus käyttää asiakasomistaja- ja asiakasrekisteriä ja ylläpitää sen tietoja. Kullakin määritellyllä käyttäjällä on oma henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Jokainen käyttäjä on allekirjoittanut salassapitositoumuksen. Järjestelmä on suojattu palomuurilla, joka suojaa ulkopuolelta tulevia yhteydenottoja järjestelmään.

 

10. Henkilö-/asiakastietojen säilytysaika

Henkilö-/asiakastietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen. Säilytysaikaan vaikuttaa esimerkiksi sopimuksen takuuajan pituus, työn uusiutuvuus sekä työn kesto (kuitenkin enimmillään 6 vuotta asiakkuuden päättymisestä). Tiedot, joita ei ole rekisterin ylläpitäjän mielestä tarpeen säilyttää, poistetaan rekisteristä.

 

11. Tietojen käsittelijät

Tietojen käsittelystä vastaavat palveluntarjoajat, kuten kirjanpitäjät

Voimme ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.

 

12. Rekisteröityjen oikeudet

Jokaisella rekisteröidyllä on tietojensa käsittelyä koskeva:

• Tarkastusoikeus eli oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut henkilötiedot. Jos tiedoissa ilmenee virheellisyyksiä tai puutteita, voi rekisteröity pyytää korjaamaan tai täydentämään tiedot oikeiksi.
• Vastustamisoikeus eli oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, mikäli rekisteröity kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti tai ilman asianmukaista oikeutta.
• Poisto-oikeus eli oikeus pyytää poistamaan rekisteriin tallennettuja tietoja. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä.
• Tiedonsiirto-oikeus eli oikeus siirtää tietojaan järjestelmästä toiseen.
• Valitusoikeus eli oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos rekisteröity kokee, että henkilötietojen käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista tai poistoa koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein. Mikäli rekisterinpitäjä ei suostu rekisteröidyn vaatimuksiin, on rekisteröidyllä oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle. Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia, että kiistanalaisten tietojen käsittelyä rajoitetaan siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistuksi.

 

13. Evästeet

KilpiKatot.fi-verkkosivuilla käytetään evästeitä käyttäjäkokemuksen parantamiseksi, asiakasviestinnän optimoimiseksi sekä verkkosivuston käyttöä koskevien tietojen keräämiseksi. Käyttämällä verkkosivustoa tulee käyttäjän joko hyväksyä tai hylätä eväisteiden käyttö sivuilla vieraillessa. Evästeselosteessa “evästeet” viittaavat evästeisiin tai vastaaviin tekniikoihin, jotka ovat yleisen tietosuoja-asetuksen vaatimusten mukaisia.

Kun sivuillamme vieraillaan, voidaan tietoja kerätä mm. kävijän käyttämästään tietokoneesta, IP-osoitteesta, käytetystä selaimesta ja palvelimesta. Evästeiden käyttö perustuu rekisteröidyn verkkosivulla annettavaan suostumukseen. Evästeiden käytöstä kieltäytyminen voi vaikuttaa sivustojen tekniseen toimivuuteen.

Mikä eväste on?

Evästeet ovat pieniä tietoa sisältäviä tekstitiedostoja, jotka avattu verkkosivusto luo. Ne tallentuvat vierailijan laitteeseen, jotta käyttäjä voisi käyttää verkkosivuston eri toimintoja. Verkkosivustollamme käytetään niin istuntokohtaisia, aikaan sidottuja kuin pysyviä evästeitä. Istuntokohtainen eväste tallennetaan väliaikaisesti tietokoneen muistiin vierailijan selatessa verkkosivustoa. Kyseinen eväste poistetaan, kun käyttäjä sulkee verkkoselaimensa tai istunnon päättyessä. Pysyvä eväste jää vierailijan tietokoneeseen, kunnes se poistetaan.

 

14. Google Analytics

Sivustolta kerätään käyttöstatistiikkaa Google Analytics -palveluun, jonka tarkoituksena on sivuston seuranta, kehittäminen ja markkinoinnin suunnitteleminen. Kerättävästä datasta ei voida yksilöidä tietoja yksittäiseen käyttäjään tai henkilöön. Lisäksi sivustolla on käytössä kohderyhmätieto- ja aihepiiritiedon keräys (Google Analytics Demographics), jolla tallennetaan käyttäjästä mm. ikä, sukupuoli ja käyttäjän aihepiirit. Näiden tietojen keräämiseen liittyviä asetuksia voit muuttaa omalla Google-tililläsi osoitteessa https://www.google.com/settings/ads Google Analytics seurannan voit ottaa halutessasi pois käytöstä Chrome-selaimen lisäosalla.

 

15. Yhteydenotot 

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.

 

16. Muutokset tietosuojaselosteessa

Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen. Suosittelemme, että käytte säännöllisesti sivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutoksemme selosteessa.